Franck-Willy
Le règlement intérieur considéré comme un mode d’emploi pour l’entreprise revêt une importance cruciale pour garantir un climat de travail serein et productif. Dans ce Guide, il sera question de voir pas à pas comment établir un règlement intérieur pour son entreprise.
Cet article est de Joel Kouamé ATTUOMAN, juriste et auteur sur ivoire-juriste.
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Dans un environnement de travail en constante évolution, le règlement intérieur est un outil indispensable pour garantir une gestion efficace et harmonieuse. Il permet de définir clairement les attentes de l’entreprise, de prévenir les conflits et d’assurer la sécurité et le bien-être des employés.
Le règlement intérieur, à quoi sert-il ?
Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l’employeur fixe les règles relatives :
• à l’organisation technique du travail ;
• à la discipline, en déterminant la nature et l’échelle des sanctions susceptibles d’être prononcées ainsi que les dispositions garantissant les droits de défense reconnus au travailleur ;
• aux prescriptions concernant l’hygiène et la sécurité nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.
Le règlement intérieur n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. En réalité, il ne l'est que dans les entreprises comptabilisant plus de dix travailleurs, conformément à l'article 1 du décret n° 96-197 du 7 mars 1996 relatif au règlement intérieur. Cela signifie que si votre entreprise compte moins de dix employés, vous n'êtes pas contraint par la loi de mettre en place un règlement intérieur.
Voici un guide détaillé, étape par étape, sur la procédure à suivre pour établir un règlement intérieur. Ce guide tient compte de la procédure légale décrite dans le décret n° 96-197 du 7 mars 1996 relatif au règlement intérieur, mais surtout de la pratique effective lors de l’élaboration d’un règlement intérieur.
Étape 1 : Rédaction du Règlement Intérieur
La première étape consiste à rédiger le règlement intérieur. Selon l'Article 3, ce document doit obligatoirement couvrir :
• L’organisation technique du travail.
• La discipline, incluant la nature et l’échelle des sanctions ainsi que les droits de défense des travailleurs.
• Les prescriptions concernant l’hygiène et la sécurité.
La rédaction est effectuée par la direction de l’entreprise ou de l’établissement. Dans la pratique, la rédaction est confiée à la Direction Juridique ou au Juriste de l’entreprise qui détient les aptitudes nécessaires souvent par les Responsables des Ressources Humaines s’ils en ont les compétences.
Toute nouvelle entreprise soumise à l’obligation d’avoir un règlement intérieur, devra en disposer et l’afficher dans ses locaux, avant le délai maximum de trois mois suivant son ouverture.
L’employeur qui, en violation des dispositions prévues par le présent décret, n’élabore pas un règlement intérieur, lorsque son entreprise y est assujettie, ou qui ne respecte pas la procédure prescrite pour son élaboration, peut être puni d’une amende de 10 000 francs à 100 000 francs.
Conseils Pratiques
• Clarté et Simplicité : Rédigez le règlement intérieur dans un langage clair et simple pour qu’il soit facilement compréhensible par tous les employés.
• Ton Positif : Utilisez un ton positif et encourageant plutôt qu’un ton répressif. Cela aide à promouvoir une culture d’entreprise positive.
• Consultation : Impliquez si possible les employés dans le processus de rédaction pour assurer que le règlement reflète bien les besoins et réalités du terrain.
Étape 2 : Consultation des Délégués du Personnel et Syndicaux
Une fois le règlement intérieur rédigé, il doit être soumis pour avis aux délégués du personnel et, le cas échéant, communiqué aux délégués syndicaux. Cette transmission doit être certifiée et datée.
En effet, il s’agit d’un document qui doit régir l’organisation du travail au sein de l’entreprise, il se doit d’être inclusif et consensuel en y associant les représentant du personnel.
Étape 3 : Réception des Observations
Les délégués du personnel ont un délai de quinze jours pour adresser leurs observations par écrit au chef d’entreprise, sous couvert de l’inspecteur du Travail et des Lois Sociales. L'absence de réponse dans ce délai vaut acceptation du règlement intérieur.
Étape 4 : Transmission à l’Inspecteur du Travail
À l’expiration du délai de consultation, le chef d’entreprise doit adresser le règlement intérieur, accompagné des observations éventuelles des délégués du personnel, à l’inspecteur du Travail pour vérification.
En pratique pour soumettre le Règlement intérieur à l’examen de l’inspecteur il faut :
• Le versement d'un montant de 50 000 francs. (Le montant peut varier selon l’inspection)
• La rédaction d'un courrier adressé à l'Inspecteur du Travail du ressort de l’entreprise pour demande de correction et de visa.
• La version numérique du règlement intérieur, à fournir sur une clé USB.
Étape 5 : Réponse de l’Inspecteur du Travail
L’inspecteur du Travail a un mois pour faire des observations. En l'absence d'observations, l'employeur peut passer à l’étape 6 directement.
Si l'inspecteur demande des modifications, l'employeur peut soit les effectuer et retourner le document modifié, soit exercé un recours hiérarchique.
Etape 6 : Signature du Règlement intérieur
Une fois la version finale, complétée des observations des délégués, puis celle de l’inspecteur, le chef d’entreprise va recueillir les signatures des parties prenantes.
• Signature des différents délégués du personnel qui ont pris part au processus
• Signature du Directeur général ou du Responsable de l’entreprise dûment habilité
Etape 7 : Visa de l’inspecteur du travail
Apres les signatures des parties prenantes en interne de l’entreprise, le règlement intérieur est transmis à l’inspecteur du travail pour y apposer son visa. Cette étape peut prendre trois à cinq jours.
Etape 8 : Dépôt au greffe et visa du juge
Enfin, le règlement intérieur est déposé au greffe du Tribunal du travail ou de la juridiction la plus rapprochée et l'afficher dans les locaux de l'entreprise.
A ce stade, il faut :
• S’acquitter d’une somme de 10 000 FCFA
• Fournir des informations comme : Raison sociale, NCC, N° RCCM, Siège social, Numéro de téléphone.
Cela prendra environ 3 à 5 jours et vous aurez votre Règlement intérieur visé par le Juge.
Ainsi, s’achève le processus d’élaboration et de mise à jour d’un règlement intérieur en Cote d’ivoire.
NB : Dans la rédaction du RI, il faut prévoir au moins 3 exemplaires. En effet après le visa du juge, le tribunal garde un exemplaire, ensuite vous venez déposer un autre exemplaire à l’inspection du travail.
Étape 9 : Affichage du Règlement Intérieur
Le règlement intérieur doit être affiché de manière visible et accessible, et maintenu en bon état de lisibilité.
Que retenir ?
Établir un règlement intérieur est une démarche stratégique essentielle pour toute entreprise. Ainsi, sa rédaction implique plusieurs étapes de consultation et de validation. Ce document est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, en encadrant les règles de travail, de discipline, et de sécurité.
Lorsque les dispositions du règlement intérieur ne sont plus conformes aux normes légales, réglementaires ou conventionnelles, l’employeur doit procéder à leur révision. En l’absence de modification expresse, sont nulles et de nul effet les clauses qui ne sont pas conformes aux nouvelles normes légales, réglementaires ou conventionnelles.
C’est ici que s’achève cet article traitant de la rédaction du règlement intérieur en droit ivoirien. Cet article est de Joel Kouamé ATTUOMAN, juriste fiscaliste et créateur de contenu.
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