Comment conduire efficacement une réunion (Le guide)

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.

Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps » ) et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin, notamment de déboucher sur des actions concrètes.

Qu'est-ce qu'une conduite de réunion ?

On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Cet article constitue un ensemble de recommandations afin de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions. À aucun moment, il ne s’agit de prescriptions obligatoires.

Cette première phase prend en compte l'opportunité même de la réunion, le périmètre de la réunion, la durée, l'ordre du jour, la date et réservation de la salle de réunion, l'information, la convocation et enfin l'invitation.

Opportunité de la réunion

Avant toute chose, la raison d'être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la "réunionnité aigue". 

- Quel est l’objectif de la réunion ?

- Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?

- Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

Périmètre de la réunion

Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d'harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

Durée : idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.

Ordre du jour : Il s'agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour.

Date et réservation de la salle de réunion

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date ou les participants sont disponibles. Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible. 

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents. 

La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes : 

- Capacité de la salle (en terme de places assises) ;

- Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;

- Besoin d’un accès à internet ;

- Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

Prévenir les participants (l'information)

Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l'heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion. 

Si possible et afin d’optimiser l'efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.

Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contrainte réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.

Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l‘entreprise ou de organisation.

Le déroulement de la réunion comprend les éléments suivants : le tour de table, la désignation d'un rapporteur, la feuille d'émargement, le récapitulatif du relevé de décision précédent, le rappel de l'ordre du jour, l'ambiance, la rédaction d'un relevé de décision, la date de la prochaine réunion.

Tour de table 

Un "tour de table" permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Il est recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles.

Désignation d'un rapporteur 

Il est souhaitable de designer un volontaire pour la rédaction du compte-rendu. S'il s'agit d’une série de réunions chacun devra être rapporteur à son tour. 

Feuille d'émargement

Pour les réunions faisant, intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement. Une feuille d’émargement type est en annexe de ce document.

Récapitulatif du relevé de décision précédent

À toutes fins utiles, s'il s'agit d’une série de réunions, les décisions de la réunion précédente peuvent être passées en revue, ou pour suivi de l’avancement de leur réalisation.

Rappel de l'ordre du jour

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l'ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants.

Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion.

Mettre à l'aise (ambiance)

Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace.

Rédiger un relevé de décision 

Un "relevé de décisions", établi collectivement par l'ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décision ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacun des actions, avec une date prévisionnelle.

Date de la prochaine réunion

S'il s'agit d’une série de réunions, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s).

À la fin de la réunion, il faudra rédiger puis diffuser le compte-rendu. 

Rédiger le compte-rendu

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu "à chaud", directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la mémoire à moyen terme.

Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :

- Objet de la réunion.

- Date de la réunion,

- Participants (et excusés),

- Ordre du jour,

- Résumé de chaque point de l'ordre du jour,

- Relevé de décisions.

Au minimum, à défaut d’un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décision.

Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs : 

- Acter des décisions,

- Formaliser le travail réalise pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.

- Capitaliser l’information, pour mémoire.

Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l'ordre d‘une semaine, si des propositions de modifications ont été faites le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

SOURCE : Comment-ça-marche