Comment devient-on notaire en Côte d'Ivoire ?

Devenir notaire en Côte d'Ivoire 

 Cette Loi organise l’accès (I) et l'exercice de la profession (II).

Il s’agit d‘indiquer comment l’on devient notaire. L‘accès à la profession de notaire se fait après un recrutement (A) et une formation professionnelle (B).

A- Le recrutement

La loi de 2018 détermine les modes et les conditions du recrutement.

1- Les différents modes de recrutement de notaires

Les candidats à la profession de notaire sont recrutés selon deux modes. D'une part, le mode de l’examen professionnel et d‘autre part, le mode du recrutement sur titre. Un troisième mode d'accès concerne celle des greffiers notaires.

a- Le recrutement par voie d’examen professionnelle

L'article 6 de la loi de 2018 précise que nul ne peut être nommé notaire s'il a subi avec succès un examen professionnel à l'issue de son stage. Ainsi toute personne désirant exercer la profession de notaire doit d‘abord obtenir un stage dans une étude de notaire. Puis à l'issue d’une période de deux ans au moins en tant que stagiaire, il doit se présenter à un examen professionnel de notaire. 

Toutefois, les règles relatives à l’organisation de cet examen de même que celles concernant la délivrance du diplôme d’aptitude à la profession de notaire ainsi que le programme des épreuves ne sont pas encore définies. 

En tout état de cause celui qui aura satisfait à l’examen professionnel de notaire aura droit à un diplôme d’aptitude à la profession notariale et du statut de notaire stagiaire en attendant de se voir attribuer un office de notaire par le garde des Sceaux ministre de la Justice. Ce qui lui confèrera le statut de notaire titulaire de charges.

b- Le recrutement sur titre

Certaines personnes peuvent être recrutées comme notaires sans avoir effectué un stage ni suivi un examen professionnel, mais uniquement sur la base de leur titre. On peut les regrouper en deux catégories. La première est relative aux personnes recrutées sur titre après cinq années au moins de pratique de leur profession précédente et dispensée aussi bien du stage que de l’examen professionnel : Il s'agit des magistrats, des avocats et des enseignants docteurs en droit.

La deuxième catégorie concerne ceux qui ont deux années de pratique au moins de leur profession précédente. En font partie, les greffiers en chef, certains fonctionnaires de l’administration des concours et notamment ceux du service enregistrement. 

Ces personnes sont dispensées de l’examen professionnel, mais doivent effectuer le stage de deux années dans une étude de notaire. 

c- La nomination des greffiers notaires

Dans les localités où il n’existe pas de notaires. La loi de 1997 autorise que les fonctions de notaire soient exercées par les greffiers en chef des juridictions se trouvant dans ces localités (Article 2). Cependant, ces fonctions prennent fin dès l’installation d’un notaire titulaire de charge dans la localité.

2- Les conditions d’accès à la profession de notaire

Ces conditions sont relatives à la personne du candidat à la profession et au niveau d’étude de celle-ci.

a- Les conditions relatives à la personne du candidat et à la profession de notaire

Selon l’article 6 de la loi de 2018, toute personne qui désire exercer les fonctions de notaire ne doit remplir les conditions suivantes :

1°) être de nationalité ivoirienne ;

2°) être âgé de vingt-cinq (25) ans révolus ;

3°) avoir la jouissance de ses droits civiques ;

4°) n’avoir pas fait l’objet de condamnation pour des faits portant atteinte à l’honneur, à la probité ou aux bonnes mœurs ;

5°) n’avoir pas été déclaré en état de faillite personnelle ou mis en état de liquidation des biens ou d’interdiction d’exercice d’une profession réglementée ;

6°) ne pas être officier public révoqué ou avocat rayé du barreau ;

7°) ne pas être fonctionnaire révoqué pour faits contraires à la probité ou aux bonnes mœurs ;

8°) être titulaire de la maîtrise ou d’un master en droit ;

9°) avoir accompli un stage pendant deux (2) années au moins en qualité de clerc de première catégorie ;

10°) avoir subi avec succès l’examen professionnel de notaire.

b- Les conditions d’études

Le candidat à la profession doit être titulaire de la licence en droit ancienne formule ou de la maîtrise en droit actuelle peu importe la spécialité. Si le candidat est un clerc, c'est-à-dire un collaborateur de notaire, il doit avoir exercé au moins pendant deux ans à ce titre dans une étude de notaire ou un cabinet d’avocat.

B- LA FORMATION

Il n’existe pas en Côte d'Ivoire d’école de formation à la profession de notaire. Cette formation est prévue pour être effectuée à l’institut national de formation judiciaire, mais elle n’a pas encore vu le jour. De sorte que la seule formation à laquelle accèdent les candidats à la profession est celle issue au stage pratique dans l'étude d’un notaire.

Il est soumis à des conditions préalables.

A- Les conditions préalables à l’exercice de la profession de notaire

Ces conditions sont au nombre de trois (3). Premièrement être nommé notaire titulaire de charges. Deuxièmement prêter serment. Troisièmement procéder à son installation.

1- La nomination en qualité de notaire titulaire de charges

Les notaires sont nommés par arrêtés du garde des Sceaux ministre de la Justice parmi les candidats ayant satisfait au stage et réussi à l’examen professionnel (article 6 de la loi). Ils sont nommés titulaires d'un office, c'est-à-dire d’une charge. 

En effet au siège de chaque tribunal de première instance ou section de tribunal. L'État crée un ou plusieurs offices de notaire. Et c’est au sein de ces offices que sont nommés les notaires. Ainsi par exemple un notaire peut être nommé titulaire de la première charge de notaire auprès du tribunal de première instance d‘Abidjan ou titulaire de la 10e charge auprès du tribunal de première instance de Yopougon. 

Cependant, bien que rattaché à une juridiction donnée, le notaire titulaire de charge exerce ses fonctions sur toute l’étendue du territoire national. Par ailleurs, il ne prête pas serment devant la juridiction à laquelle il est rattache, mais devant la cour d’appel dont relève sa juridiction de rattachement.

2- La prestation de serment et l’installation du notaire

a- La prestation de serment

Le notaire doit obligatoirement prêter serment devant la cour d’appel avant d’entrer en fonction. Cela doit être fait dans les trois mois de sa nomination sous peine d'être considéré comme démissionnaire (article 10 de la loi de 1997 et article 2 du décret de 2002). Toutefois, le notaire n’est admis au serment qu’après s’être acquitté de certaines obligations. 

La première est le paiement d’un cautionnement fixé à 2.000.000 de francs. La seconde obligation est le dépôt au greffe de la cour d’appel du spécimen de sa signature et de son parafe. La formule du serment du notaire est ainsi libellée : « Je jure de remplir mes fonctions avec exactitude et probité ». Après la prestation du serment, le notaire doit songer à son installation.

b- L’ installation

La profession de notaire est une profession libérale. C’est donc le notaire lui-même qui crée son lieu de travail en ouvrant une étude à ses propres frais. L’installation doit intervenir dans les six mois de la nomination. 

Elle se fait dans le lieu du ressort du tribunal de rattachement. L’installation doit être justifiée au procureur de la république auprès du tribunal ainsi qu’auprès de la chambre des notaires (article 2 du décret de 2002). Il convient de préciser qu’il est interdit au notaire d’ouvrir un établissement secondaire ou une succursale. 

Tout notaire qui n’a pas prêté serment et ne s’est pas installé dans le délai imparti est considéré comme démissionnaire. Cette démission est constatée par un arrêté du garde des Sceaux ministre de la justice saisit à cet effet par la chambre des notaires. (Article 3 du décret de 2002)

B- Les attributions du notaire 

Elles sont déterminées à l’article 1er de la loi de 1997 en ces termes :

« les notaires sont des officiers publics institués pour recevoir les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique et pour en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer les grosses et expéditions ». 

Toutes ces attributions doivent être exercées selon l’article 24 du décret de 2002 avec la probité la plus scrupuleuse et la plus grande diligence. On distingue trois principales attributions du notaire : l‘établissement des actes, leur conservation et leur délivrance.

1- L' établissement des actes 

Le notaire établit ou reçoit les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent donner le caractère d‘authenticité attaché aux actes de l’autorité publique. C’est cette authenticité qui fait foi et donne à ces actes une valeur probante très importante. 

En effet, des actes comme la vente d’un immeuble ou la constitution d’une société commerciale, sont obligatoirement passés devant un notaire pour leur conférer une certaine valeur, une certaine authenticité. 

D’autres actes tels que les testaments peuvent être rédigés par un notaire à la demande des personnes intéressées pour leur conférer la même valeur. En principe, le notaire établit seul les actes authentiques. Il n'a pas besoin d’une assistance quelconque. Cependant si les parties pour lesquelles il établit l’acte, déclarent le savoir ou le pouvoir signer, alors le notaire doit se faire assister de deux témoins dans la rédaction de l‘acte. 

Ces témoins doivent être majeurs, avoir la jouissance de leur droit civil, savoir, signer et avoir une bonne moralité (article 23 de la loi de 1997). Il faut préciser en outre que le notaire doit toujours instrumenter en son étude et non en dehors sauf si une disposition spéciale de la loi le prévoit.

2- La conservation et la délivrance des actes

Les notaires sont les dépositaires de certains actes et principalement de ceux qu‘ils établissent. Ils sont tenus de garder les minutes de ces actes, c'est-à-dire les originaux et peuvent les délivrer en cas de besoins sous forme de grosse, expédition et extrait. Une grosse est une copie d’un document revêtue de la formule exécutoire. 

Une expédition est une copie certifiée conforme d‘un document, mais qui n’est pas revêtue de la forme exécutoire. Enfin, un extrait est une partie d’un document. Le notaire ne peut délivrer copie d’un document dont il a la conservation à une personne autre que les parties concernées. Toute délivrance à un tiers doit être autorisée par le président de la juridiction du lieu de résidence du notaire (article 36 et 39 de la loi de 1997). 

C- Les contraintes liées à l’exercice de la profession de notaire

L'exercice de la profession de notaire induit de nombreuses contraintes qui sont des interdictions, incompatibilités et obligations auxquelles le statut du notariat soumet les notaires.

1- Les abstentions et interdictions

a- Les abstentions

Les articles 16 et 20 de la loi de 1997 font obligation au notaire de s'abstenir :

- De recevoir des actes dans lesquels ses parents ou alliés seraient partie ou qui contiendraient quelques dispositions en leur faveur ;

- De réclamer d’autres droits et honoraires que ceux fixés par décret ;

- De conserver pendant plus de 6 mois les sommes qu’ils détiennent pour le compte d’un tiers à quelque titre que ce soit.

b- Les interdictions

L’article 42 de la loi de 1997 fait formellement interdiction au notaire :

- De se livrer à des spéculations de bourses ou des opérations de commerce, de banques, d’escomptes ou de courtage ;

- De s’immiscer dans l’administration des sociétés, entreprises de commerce ou d’industries ;

- De s’intéresser dans une affaire pour laquelle il prête son ministère ;

- De constituer garant ou caution à quelque titre que ce soit à la négociation, des prêts desquels il aurait participé comme aussi de ceux dont les actes seraient dressés par lui ou avec sa participation ;

- D’avoir recours à des prête-noms ;

- D’employer même temporairement les sommes ou les valeurs dont il est constitué détenteur à un usage dont elles ne sont pas destinées.

L’article 32 du décret de 2002 fait également interdiction au notaire de faire de la publicité et une concurrence déloyale. L’article 32 est ainsi libellé : « il est interdit au notaire de faire des démarches directes ou indirectes ; publiques ou secrètes, pour s’attirer les clients de ses confrères ou les détourner à peine de sanctions disciplinaires. Il lui est également interdit de s’attirer la clientèle par voix de publicité « quelqu'en soit la forme ».

2- Les incompatibilités

Les fonctions de notaire sont incompatibles avec toute activité d‘avocat et toute fonction publique rémunérée (article 18 de la loi de 1997). Cependant, le notaire peut à titre subsidiaire dispenser des enseignements correspondant à sa spécialité dans des établissements de formation. (Article 18 alinéa 2)

3- Les obligations du notaire

Plusieurs obligations incombent au notaire lorsqu‘il entre en fonction.

a- L' obligation de résidence

Le notaire est astreint à résider au chef-lieu de la juridiction à laquelle il appartient. Cette obligation lui est signifiée dès sa nomination par l’arrêté du garde des Sceaux ministre de la Justice qui lui octroie une charge (article 1er du décret de 2002).

b- L' obligation de souscrire à une assurance responsabilité

L’article 8 du statut fait obligation au notaire de souscrire à une police d’assurance responsabilité professionnelle. Le notaire qui ne satisfait pas à cette obligation est considéré comme démissionnaire et remplacé d’office.

c- L' obligation de présence

Les notaires sont tenus d‘être présents à leurs études. Ils ne peuvent s’absenter même pour cause de maladie sans une autorisation du garde des Sceaux ministre de la Justice. Pendant son absence, le notaire est remplacé par un intérimaire désigné le ministre de la Justice.

d- Obligation de tenir une comptabilité 

La loi fait obligation au notaire de tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et les dépenses en espèce ainsi que les entrées et les sorties de valeurs effectuées pour le compte de ses clients.

e- L’obligation de ne pas présenter de successeur 

En cas de cessation de ses fonctions, notamment par démission, le notaire ne peut et ne doit présenter un successeur. Tout acte ou toute convention portant cession d'office de notaire ou de clientèle est nul et entraîne la révocation de l’officier public ou contractant du notaire (article 6 du statut).

D- Les droits et privilèges du notaire

1- Les droits 

Le statut du notariat reconnaît au notaire un certain nombre de voix. Le droit de percevoir des honoraires, droit à un congé annuel, droit à une garantie responsabilité civile et un droit à une carte professionnel.

a- Le droit de percevoir des honoraires

Le notaire à le droit de percevoir des honoraires sur les prestations qu'il fournit et notamment sur les actes qu‘il dresse. Le taux de ces honoraires est fixé par décret. Le statut précise néanmoins en son article 19 que les notaires ne peuvent réclamer ni recevoir d’autres droits et honoraires que ceux fixés par décrets.

b- Le droit à un congé annuel 

Bien que le notaire soit astreint à une présence effective et quotidienne à son étude. Il jouit comme tout travailleur d’un droit de repos. En effet, il a droit à un congé dont la durée maximum est de deux mois. Ce droit lui est accordé par le ministre de la Justice.

c- Le droit à une garantie responsabilité civile

L'article 9 de la loi de 1997 institut une caisse de garantie gérée par la chambre des notaires. Cette caisse est spécialement affectée à la garantie des condamnations susceptibles d’être prononcées contre les notaires à l’occasion des fautes de toute nature commises dans l’exercice de leur fonction.

d- Le droit à une carte professionnelle

Les notaires titulaires de charge et les greffiers notaires ont droit à une carte professionnelle (article 11 de la loi de 1997). Les conditions de délivrance de cette carte sont fixées par arrêté du garde des Sceaux ministre de la Justice.

2- Les privilèges

Les notaires bénéficient d’une protection contre tout abus en cas de poursuite pénale. En effet, l’article 68 du décret de 2002 dispose que : « En cas de poursuite pour faute commise dans l’exercice de ses fonctions, aucun notaire ne peut être arrêté ni déféré sans que le président de la chambre des notaires ou son représentant n’ait été avisé et sans que l’intéressé n’ait été entendu au préalable par le procureur général ou tout magistrat du parquet délégué par lui ».

Cette protection assurée au notaire par l’article 68 contre les éventuels abus de poursuite apparaît comme une véritable immunité de poursuite empêchant d’engager la responsabilité pénale de ce dernier. En réalité, il n’en est rien. L’article 68 ne fait que préciser la procédure à observer en cas de poursuite contre les notaires. Il ne l'empêche pas.